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Date: 24/10/2016

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OBLIGATIONS EN MATIERE D AFFICHAGE

 

 

Les obligations des entreprises en matière d’affichage et de transmission de documents à l’administration sont simplifiées

Depuis le 23 octobre 2016, les obligations des employeurs en matière d’affichage sont remplacées par des obligations de communication « par tout moyen » aux salariés concernés, plus adaptées aux modes de communication modernes. Par ailleurs, diverses obligations de transmission à l’administration sont remplacées par l’obligation de tenir à sa disposition certains documents.

 

Communication par tout moyen au lieu d’un affichage. – Au lieu d’un affichage, la publicité de certaines informations dans l’entreprise peut désormais être assurée « par tout moyen » (voir tableau ci-après). L’employeur peut donc continuer d’afficher les documents en question ou opter pour une communication via les technologies de l’information et de la communication : intranet, e-mailing, etc.

 

Dans le cas particulier de la communication relative à l’ordre des départs en congés payés, là où il y avait une information individuelle et un affichage, il n’y a plus aujourd’hui qu’une information individuelle (décret 2016-1418 du 20 octobre 2016, art. 2 ; c. trav. art. D. 3141-6 modifié).

 

 

Simplification des obligations en matière d’affichage
Documents ou informations visés
Anciens modes de publicité
Nouveaux modes de publicité
Références
Règlement intérieur
Affichage à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux et à la porte des locaux où se fait l’embauche
Porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 2 ; c. trav. art. R. 1321-1 modifié
Ordre des départs en congés payés
Communication à chaque salarié un mois avant son départ et affichage dans les locaux normalement accessibles aux salariés
Communication par tout moyen, à chaque salarié un mois avant son départ
Décret 2016-1418 du 20 octobre 2016, art. 2 ; c. trav. art. D. 3141-6 modifié
Raison sociale et adresse de la caisse de congés payés à laquelle l’entreprise (3) est affiliée
Affichage à une place convenable et aisément accessible dans les locaux de l’entreprise où s’effectue le paiement des salariés
Communication par tout moyen aux salariés
Décret 2016-1418 du 20 octobre 2016, art. 3 et 5 ; c. trav. art. D. 3141-28 et D. 7121-45 modifiés
Texte des articles du code du travail relatif à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes (c. trav. art. L. 3221-1 à L. 3221-7 et dispositions réglementaires)
Affichage à une place convenable aisément accessible dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche
Communication par tout moyen aux personnes ayant accès aux lieux de travail, ainsi qu’aux candidats à l’embauche
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 7 ; c. trav. art. R. 3221-2 modifié
Jours et heures de repos collectif des salariés ne bénéficiant pas du repos dominical
Affichage facilement accessible et lisible
Communication par tout moyen aux salariés (1)
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 5 ; c. trav. art. R. 3172-1 modifié
Dérogation administrative temporaire au repos dominical dans certaines entreprises (ex. : chantiers du bâtiment), dans les départements de la Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin
Affichage de la décision du préfet sur le lieu de travail
Communication par tout moyen aux salariés
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 4 ; c. trav. art. R. 3134-2 modifié
Information de l’administration en cas de suspension du repos hebdomadaire
Affichage de la copie de l’avis à l’inspection du travail dans l’établissement pendant toute la durée de la dérogation
Communique par tout moyen, aux salariés, de la copie de l’information transmise à l’agent de contrôle de l’inspection du travail
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 6 ; c. trav. art. R. 3172-9 modifié
Conventions et accords collectifs applicables dans l’établissement
Avis affiché aux emplacements réservés aux communications destinées au personnel
Communication par tout moyen au personnel
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 3 ; c. trav. art. R. 2262-3 modifié
Procès-verbal faisant état du résultat du vote des salariés à propos d’un accord collectif soumis à référendum faute d’audience électorale suffisante des syndicats signataires (2)
Affichage dans l’entreprise
Par tout moyen
Décret 2016-1418 du 20 octobre 2016, art. 1 ; c. trav. art. D. 2232-2 modifié
Liste nominative des membres de l’instance de coordination des CHSCT avec indication de la qualité, des coordonnées et de l’emplacement de travail habituel des membres de l’instance
Affichage dans les locaux affectés au travail de chaque établissement concerné par le projet commun
Communication par tout moyen aux salariés
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 9 ; c. trav. art. R. 4616-3 modifié
Procès-verbal en cas de non constitution ou de non renouvellement de la commission de contrôle dans les services de santé au travail interentreprises
Affichage dans le service de santé au travail
Communication par tout moyen aux salariés
Décret 2016-1418 du 20 octobre 2016, art. 4 ; c. trav. art. D. 4622-34 modifié
Avis informant les salariés temporaires :

-de la communication d’informations nominatives contenues dans les relevés de contrats de mission à Pôle emploi et au DIRECCTE ;

-du droit d’accès que peuvent exercer les intéressés auprès de Pole emploi et du DIRECCTE

Affichage dans chacun des établissements de l’entreprise de travail temporaire
Information par tout moyen des salariés temporaires de chaque établissement
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 1 ; c. trav. art. R. 1251-9 modifié
Informations visant à prévenir les conflits d’intérêts dans les agences de mannequins
Affichage interne et sur le site intranet, s’il existe
Information du public et des salariés par tout moyen
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 10 ; c. trav. art. R. 7123-15 modifié
(1) Un exemplaire de l’affiche devait auparavant être envoyé à l’inspection du travail avant son affichage. Désormais, l’employeur communique, au préalable, à l’agent de contrôle de l’inspection du travail, cette information et les modalités de la communication aux salariés qu’il envisage de mettre en œuvre.
(2) Il s’agit ici des modalités de validation d’un accord collectif issues de la loi Travail et entrant en vigueur de façon décalée selon qu’il s’agit d’un accord sur la durée du travail, les repos ou les congés (1er janvier 2017) ou portant sur un tout autre sujet (1er janvier 2019) (loi 2016-1088 du 8 août 2016, art. 21-I, JO du 9).
(3) Y compris dans les entreprises (ex. : entreprises de spectacles vivants) visées aux articles D. 7121-28 et D. 7121-29 du code du travail.

 

 

 

Transmission de documents à l’administration.

 

Les obligations des employeurs en matière de transmission des documents à l’administration sont également simplifiées dans certains domaines (voir tableau ci-après).

L’envoi obligatoire du duplicata de l’affiche relative à l’horaire collectif de travail est supprimé (décret 2016-1418 du 20 octobre 2016, art. 8 ; c. trav. art. L. 3171-1 et D. 3171-17 abrogé).

Dans les autres cas, ce n’est plus à l’employeur transmettre les documents concernés à l’inspection du travail mais à l’agent de contrôle de les réclamer.

Simplification des obligations en matière de transmission de documents à l’administration
Documents visés
Anciens modes de transmission
Nouveaux modes de transmission
Références
Affichage de l’horaire collectif de travail
Envoi d’un duplicata de l’affiche
Fin de l’obligation
Décret 2016-1418 du 20 octobre 2016, art. 8 ; c. trav. art. L. 3171-1 et D. 3171-17 abrogé
Avis du comité d’entreprise (CE) relatif à la mise en œuvre d’horaires à temps partiel à défaut de convention ou d’accord collectif
Transmission de l’avis du CE à l’inspecteur du travail, dans un délai de quinze jours
Communication à la demande de l’agent de contrôle de l’inspection du travail
Décret 2016-1418 du 20 octobre 2016, art. 6 ; c. trav. art. L. 3123-26 et D. 3123-1 modifié
Récépissé attestant de la déclaration à la CNIL d’un traitement automatisé de données personnelles relatif aux documents de contrôle de la durée du travail (1)
Communication à l’inspecteur du travail
Communication à la demande de l’agent de contrôle de l’inspection du travail
Décret 2016-1418 du 20 octobre 2016, art. 7 ; c. trav. art. D. 3171-15 modifié
Rapport annuel :

-du CE sur l’organisation, le fonctionnement et la gestion financière du service social

-du comité interentreprises chargé de la gestion du service social commun à plusieurs entreprises

Envoi à l’inspecteur du travail
Communication à la demande de l’agent de contrôle de l’inspection du travail
Décret 2016-1418 du 20 octobre 2016, art. 9 et 10 ; c. trav. art. D. 4632-1 et D. 4632-2 modifiés
Nom et adresse du médecin surveillant le local dédié à l’allaitement
Information de l’inspecteur du travail
Mise à disposition de l’agent de contrôle de l’inspection du travail
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 11 ; c. trav. art. R. 4152-23
CHSCT élargi dans les installations nucléaires de base et celles susceptibles de donner lieu à des servitudes d’utilité publique :
- décision d’élargissement du CHSCT ;
- noms des représentants des entreprises extérieures désignés
Envoi à l’inspecteur du travail
Communication à la demande de l’agent de contrôle de l’inspection du travail
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 12 et 13 ; c. trav. art. R. 4523-9 et R. 4523-12 modifiés
Règlement du CISSCT* et PV de son adoption (opérations de bâtiment et génie civil)
Envoi à l’inspecteur du travail
Communication à la demande de l’agent de contrôle de l’inspection du travail
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 14 ; c. trav. art. R. 4532-92 modifié
Rapports du président du service de santé au travail et du médecin du travail assurant la surveillance médicale des gardiens d’immeubles à usage d’habitation et des employés de maison
Envoi à diverses administrations (ex. inspecteur du travail)
Communication à la demande de l’administration
Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, art. 15 et 16 ; c. trav. art. R. 7214-17 et R. 7214-19 modifiés
* CISST = collège interentreprises de sécurité, de santé et des conditions de travail.
(1) Il s’agit des documents visés aux articles D. 3171-7 à D. 3171-13 du code du travail (ex. : décompte de la durée du travail quotidienne et hebdomadaire des salariés ne travaillant pas selon le même horaire collectif).

Date d’entrée en vigueur. – L’ensemble des mesures de simplification des obligations des entreprises en matière d’affichage et de transmission de documents à l’administration évoquées ci-avant sont entrées en vigueur le 23 octobre 2016, soit le lendemain de la publication des décrets.

Décret 2016-1417 du 20 octobre 2016, JO du 22 ; Décret 2016-1418 du 20 octobre 2016, JO du 22

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